Как победить закон Паркинсона и вернуть себе продуктивность
Тайм-менеджмент - процедура весьма непростая. Стоит определить на задачу меньше времени, как дедлайны начинают гореть и все сроки сбиваются. А если выделить на неё не просто большой срок, а ещё и с запасом, то в результате вы попросту потеряете время, ведь задача растянется ровно настолько, чтобы в этот самый срок и влезть. В этой статье мы познакомимся с ответственным за это законом Паркинсона и попробуем вырваться из-под его влияния.
Кратко о законе Паркинсона
Сирил Норткот Паркинсон - известный британский журналист и историк, регулярно печатающийся в журнале The Economist. Именно его перу принадлежит правило, которое впоследствии назвали законом Паркинсона. Звучит оно следующим образом - “Работа длится ровно столько, сколько времени на неё выделено”.
Кажется, что проблемы в этом нет, ведь на выполнение задания всегда отводят необходимое количество времени. Однако речь идёт о том случае, если время вы выделили с запасом. Приведём пример: вы занимаетесь заполнением отчётов и обычно на это уходит около двух часов. Однако если вы выделите на это три часа, то задача их и займёт, несмотря на то, что в противном случае её можно было бы выполнить за два. Это интересная психологическая уловка, которая исходит из того, что человек сам настроился на определённое время и начинает действовать в его рамках, даже не пытаясь закончить быстрее. В результате лишнее время, которое можно было бы с пользой потратить, исчезает в никуда.
Закон Паркинсона в тайм-менеджменте
Закон Паркинсона работает именно таким образом из-за прокрастинации, которая заставляет человека откладывать всё на попозже. Ведь и правда, если времени много, то зачем спешить - можно ненадолго отвлечься, а задание будет выполнено точно в срок.
В тайм-менеджменте закон Паркинсона работает локально и глобально:
При планировании задачи он срабатывает локально. Оставляем себе пространство для манёвра при выполнении работы - оно будет использоваться по максимуму, хотим мы того или нет.
При планировании рабочего дня закон действует глобально. Установили себе рабочий день с 9 утра до 22 часов вечера - весь день будет однозначно загружен делами, даже если с ними удалось бы справиться часов на пять быстрее. Как можно заметить, в результате это приводит к колоссальной потере времени и сил, напрямую влияя на продуктивность.
Со стороны кажется, что все это - умышленный процесс и люди прекрасно контролируют время, ведь иначе они бы ставили куда меньше сроки. На деле же это ряд когнитивных ловушек, которые срабатывают так ловко, что они кажутся осознанно принятыми решениями. Среди них выделим две основные:
Ловушка времени. Она срабатывает в том случае, если у человека есть установка “мало работать плохо, а много работать хорошо”. Иными словами, задача на пару часов - халтура, а вот задание на половину дня уже, несомненно, выполнено гораздо качественнее. Избежать временной ловушки можно, если принять один простой факт - продуктивность учитывает не потраченное время, а выполненные задачи.
Ловушка бесконечной работы. Инициатива часто работает против инициатора, и человек продуктивный, штампующий задачу за задачей, боится обнаружить, что его результат приняли за новую норму. Это приводит к тому, что он начинает сознательно растягивать время, теряя продуктивность и тратя время отдыха на, собственно, работу.
Таким образом закон Паркинсона серьезно вредит тайм-менеджменту. Невозможно понять, действительно ли человек выполняет задачу все отведенное на нее время или прокрастинирует. С увеличением времени падает продуктивность и тянет за собой доходы компании, не говоря уже о сопутствующих проблемах.
Как противостоять первому закону Паркинсона
Убрать разрушительное влияние закона Паркинсона на продуктивность можно только радикально изменив собственный подход к учёту времени. Фактически, многие люди допускают, чтобы сроки и дедлайны управляли их действиями, в то время как должно быть наоборот.
Повысить продуктивность в обход закона Паркинсона можно, четко обозначив следующие моменты:
Ограничения. Их задача - сформировать четкие рамки, чтобы выполнение работы не растягивалось сверх меры.
Приоритеты. Определите ключевые моменты задачи и выполните в первую очередь именно их.
Декомпозиция. Применяется для сложных и комплексных задач. Декомпозиция позволяет разбить такую задачу на несколько маленьких и тем самым установить время для их последовательного выполнения.
Контроль. Важно контролировать каждый аспект рабочего процесса, чтобы избегать хаоса и последующей за ним прокрастинации.
Планируя рабочий день, ставьте перед собой конкретные задачи, а не время, за которое их нужно выполнить. Иными словами список дел на день куда эффективнее непосредственно рабочего графика. Используя приоритеты, обозначенные выше, вы быстро выполните важные задачи, а остаток времени сможете потратить на личные дела или заняться менее приоритетными задачами.
Впрочем, без планирования времени никуда не деться, и тут нам помогут перерывы. Ставьте временные ограничения и разбивайте рабочий день на определённые отрезки, например, по два или три часа, между которыми устраивайте перерыв. Это позволит создать эдакий внутренний дедлайн, одновременно избавившись от прокрастинации благодаря свободному времени.
Также закон Паркинсона поддерживает внутренний перфекционизм, который необходимо уметь вовремя отключать. Например, доделав презентацию, через полчаса вы поймёте, что она могла быть лучше, а значит в неё нужно срочно внести изменения. Затем ещё раз и ещё, и так будет длиться до самого дедлайна. В результате презентацию вы сделаете, но времени на неё будет потрачено куда больше, чем требовалось. Избавляясь же от бесконечного стремления сделать действительно идеальный проект, вы повысите продуктивность, а качество проектов при этом совсем не пострадает.
Итоги
Закон Паркинсона - это набор когнитивных ловушек, которые заметно портят нам продуктивность, и без осознания этого справиться с ним невозможно. Именно поэтому важно грамотно выстраивать рабочий день, избегать растягивания задач и всегда ставить конкретные цели. Это стоит учитывать и конкретным работникам, закладывающим задачи на день, и руководителям, которые управляют всеми дедлайнами компании.
