Лидерство и гибридная среда: как не потерять связь с командой на удаленке

Согласно исследованию ВЦИОМ, сегодня каждый четвёртый россиянин работает в гибридном формате или целиком из дома. Ещё шесть лет назад представить такое было попросту невозможно - удалёнка ассоциировалась с аутсорсерами и специалистами, которые физически не могли присутствовать в офисе из-за, например, проживания в другой стране. Однако пандемия COVID-19 и введённые меры по его сдерживанию навсегда изменили рабочий формат, показав, что на удалёнке сотрудники работают не менее эффективно, при этом получая куда больше контроля над личным временем.

С точки зрения руководства же преимущества удалённого формата не так очевидны. Когда сотрудники не видят лидера лично, связь с командой теряется, а это, в свою очередь, сказывается на её эффективности и результатах работы. В этой статье мы рассмотрим, в чём состоят преимущества и особенности удалёнки, как выстроить коммуникацию и наладить связи с командой на расстоянии, а также поделимся советами сохранения эффективности при работе в таком формате.

Особенности удалённого и гибридного форматов работы

Согласно аналитикам, гибридной считается работа, при которой более трети всех сотрудников компании более 50% своего времени общаются друг с другом виртуально. Чем выше эти показатели, тем ближе гибрид приближается к полностью удалённому формату. После пандемии некоторые компании решили не возвращать сотрудников в офис, ограничившись, в лучшем случае, тем самым гибридным форматом, при котором сотрудник часть времени проводит на работе, а часть - из дома. Этот подход имеет свои неоспоримые преимущества:

Оптимизация расходов на офис. Если вся команда или её часть трудится удалённо, то требования к офису заметно снижаются. Больше не требуется просторное помещение, ведь единовременно в нём будет присутствовать не весь рабочий коллектив. Расходы на электричество и прочие необходимые платежи также станут заметно ниже, и это если не говорить о полной удалёнке, при которой офис искать вовсе не нужно.
Отсутствие географической привязки. При оптимизированной удалённой работе любой сотрудник может подключиться к рабочему процессу из любой точки земного шара. Это открывает широкий простор рекрутинга и привлечения специалистов, живущих вне города, где находится штаб-квартира компании. В крупных мегаполисах же это позволит сотрудникам не тратить часы на то, чтобы добраться до офиса на другом конце города - достаточно просто включить компьютер.
Конкурентное преимущество. За годы, которые прошли с момента пандемии и самоизоляции, удалённая работа стала не исключением, а правилом для многих компаний. Сегодня далеко не все соискатели обратят внимание на вакансии, где нет возможности работать удалённо или хотя бы в гибридном формате.
Снижение стресса. Гибкий график, отсутствие постоянного давления и домашняя обстановка способствуют большей продуктивности, снижению стресса и риска выгорания.

С другой стороны, удалённый формат требует принципиально другого принципа при выстраивании работы и взаимодействии с командой. Руководитель находится где-то в другом месте, его видно только на экране монитора, а значит и его слова воспринимаются далеко не так серьёзно, как должны. Но, несмотря на это, компаниям удаётся выстраивать эффективную удалённому работу, при которой сотрудники активно взаимодействуют друг с другом и соблюдают дедлайны. Как им это удаётся?

Выстраиваем удалённую коммуникацию

Несмотря на все преимущества, домашняя обстановка размывает фокус сотрудника и часто мешает ему сосредоточиться на рабочих обязанностях. Ключевым способом коммуникации команды же становятся часы и сообщения - отличный вариант для быстрой переписки, но со своими недостатками:

сообщения не могут в полной мере передать эмоции;
при написании текста может быть упущен контекст;
активное общение в чатах провоцирует на неконструктивные диалоги.

Именно поэтому вторым важным инструментом коммуникации на удалёнке являются видеозвонки. Они закрывают все недостатки текстового общения, позволяют выразить эмоции и в целом приближают команду именно к той форме общения, которая была бы в офисе. С другой стороны, постоянно общаться по видеосвязи будет излишним, поэтому стоит учитывать следующие моменты:

Видеозвонки лучше проводить не чаще раза в неделю. Соответственно, и обсуждать на них нужно общие вопросы, в то время как более специфические моменты можно оставить для обычных или индивидуальных звонков.
Личное общение с сотрудниками стоит устраивать раз в две-три недели. Это позволит руководителю проконтролировать, чем занимается каждый сотрудник, а также обозначить свою заинтересованность в их работе. Без такого регулярного общения фокус сотрудников может размываться, поскольку они утрачивают связь с руководством.
Обычные звонки стоит проводить как минимум раз в день, например, в самом начале рабочего дня. Это поможет раздать указания, определить фронт работ на день и зарядить команду мотивацией.

К видеозвонкам стоит готовиться заранее, причём не только руководителям, но и подчинённым. Это полноценные конференции, на которых будут обсуждаться конкретные темы и повестки, поэтому в их рамках сотрудники могут озвучить свои вопросы или предложения.

Как сохранить эффективное взаимодействие на удаленке

Эффективная работа в коллективе строится на сочетании двух факторов - инструментов контроля и коммуникации внутри команды и непосредственно с самим руководителем. К счастью, с технической стороны у удалённой работы сегодня всё хорошо - имеется множество инструментов и возможностей для учёта практически всех необходимых моментов. Таск-менеджеры, доски задач, отчёты сотрудников, аудио- и видеозвонки, средства для контроля продуктивности и многое другое - всё это получило огромный толчок к развитию и необходимо для освоения как руководителем, так и сотрудниками.

С коммуникацией же несколько сложнее. В офисе лидер присутствует лично, и потому воспринимается как авторитетная фигура, контролирующая происходящее. Через экран монитора добиться такого же впечатления привычными методами невозможно, поэтому нужно искать новые подходы. Но и о периодических оффлайн-встречах забывать не стоит - если это возможно, встречайтесь с коллективом. Живой человеческий контакт позволяет поддерживать эмоциональную вовлечённость и легче решать спорные вопросы.

Отметим, что если сотрудники страдают от недостатка концентрации на работе, то руководитель может удариться в другую крайность - гиперконтроль и микроменеджмент. Отслеживать каждое действие команды может показаться хорошим способом контролировать рабочий процесс, но на деле это потратит драгоценное время, загонит сотрудников в ненужные рамки и заметно увеличит стресс для всей команды. Вместо того, чтобы контролировать и внушать фигурой лидера страх, мы советуем делать фокус на интересе и вовлечении коллектива в работу. Поддержка, развитие и помощь подчинённым показывает куда более эффективные результаты, чем апеллирование к авторитету, штрафы и ограничения. Выделим несколько методов по сохранению авторитета и коммуникации на удалённой работе.

Метод первый - оптимальная коммуникация

Общение - это не рассылка инструкций в общих чатах, а полноценные беседы, в которых участвует как минимум две стороны. При этом важно помнить, что удалённый формат требует не количества, а качества встреч. Это подтверждает и статистика исследования McKinsey, согласно которой вовлечённость команд с регулярной коммуникацией на 30% выше.

Выше мы уже писали про то, как именно стоит использовать аудио- и видеозвонки в коммуникации с сотрудниками. Дополнительно к этому отметим необходимость так называемой “цифровой гигиены”, а также правило пятнадцати минутной реакции, которые позволят сотрудникам работать в своём темпе.

Метод второй - создание безопасной среды

В эпоху глобальных корпораций значимость отдельного члена команды размывается, из-за чего страдает вовлечённость. Задача лидера на удалёнке - победить чувство изолированности, которое повышает стресс сотрудников. Регулярные встречи, личное общение, живая обратная связь помогут укрепить рабочие отношения и создадут позитивную атмосферу, в которой лидер слышит каждый голос и все члены команды об этом знают.

Метод третий - совместная работа в реальном времени

Офис ценен тем, что в нём так или иначе происходят коммуникации команды, что нередко приводит к обмену идеями и позитивным результатам. На удалёнке каждый сотрудник сидит, отделённый от других экраном. Поэтому руководитель может использовать специализированный софт наглядной совместной работы, например, онлайн-доски Trello или Miro. Помогают также и неформальные созвоны или чаты, в которых происходит коммуникация членов команды за пределами рабочих обязанностей.

Метод четвёртый - асинхронная работа

Конечно, не все сотрудники любят видеозвонки и могут находиться на связи каждую секунду рабочего времени - это убивает множество преимуществ удалённого формата. Необходимо гибко использовать доступные инструменты, чтобы такие сотрудники не чувствовали над собой постоянный контроль. С этим помогут видеосообщения, чаты и письма с подробными инструкциями, к которым работник может обратиться при необходимости что-то уточнить.

Метод пятый - контролируем не время, а результат

Контролировать рабочее время в удалённом формате контрпродуктивно - каждый член команды будет работать в своём темпе, поэтому добиться идеальной синхронизации без гиперконтроля не получится. Куда эффективнее отказаться от этого и перейти непосредственно к контролю результатов. Это разгрузит руководителя и вместе с тем позволит сотрудникам выполнять работу с соблюдением дедлайнов и в удобном для них темпе.