Полная стоимость корпоративных подарков: как рассчитать бюджет и не переплатить за организацию
Каждый год подготовка корпоративных подарков начинается примерно одинаково: нужно определить количество получателей, выбрать подарки и согласовать бюджет. Стоимость подарка умножают на количество сотрудников, получают итоговую сумму и отправляют её руководству на утверждение.
Всё выглядит просто и предсказуемо. Пока дело не доходит до организации вручения. Здесь легко ошибиться: купить подарки и вовремя вручить их сотрудникам не одно и то же. Фирменная упаковка, поздравительные открытки, доставка по разным адресам, работа сотрудников. Каждая из этих задач требует дополнительных расходов, которые не всегда учитывают при первоначальном расчёте.
Представьте, что компания согласовала 420 000 ₽ на новогодние подарки. Но при оформлении заказа выяснилось, что на дополнительные услуги понадобится ещё 180 400 ₽. Вместо запланированной суммы расходы увеличиваются на 43%. И теперь HR (менеджер по работе с персоналом) предстоит объяснить руководству, почему согласованного бюджета не хватило.
В закупках для оценки совокупных затрат используют показатель TCO (Total Cost of Ownership, «общая стоимость владения»). Он помогает учитывать не только цену покупки, но и сопутствующие расходы. Для корпоративных подарков применим тот же принцип TCO: считаем не только стоимость наборов или сертификатов, но и организацию поздравления, включая доставку, работу команды и дополнительные услуги.
Откуда берутся дополнительные 180 400 ₽
Рассмотрим условный пример. Компания готовится поздравить с Новым годом 120 сотрудников и 40 детей. На подарок каждому сотруднику выделено 3000 ₽, ребёнку 1500 ₽. Бюджет на сами подарки составляет 420 000 ₽. Как и в прошлые годы, компания выбирает привычный вариант: физические подарочные наборы с фирменным оформлением.
Но сотрудники находятся в разных городах. 100 подарков можно вручить через офис, остальные 60 необходимо доставить по отдельным адресам. В первоначальные 420 000 ₽ заложена стоимость содержимого наборов. Упаковку, сборку, поздравительные открытки и доставку компания оплачивает отдельно.
Для расчёта примем условные цены: фирменная коробка со сборкой стоит 500 ₽ за набор, открытка с печатью и вложением стоит 40 ₽, а адресная доставка в среднем 1450 ₽ за отправление. Доставка общей партии в офис стоит 7000 ₽. В реальной закупке тарифы зависят от поставщика, географии и тиража.
Посчитаем прямые расходы на подарки, упаковку, открытки и доставку. Время HR и IT, возможные комиссии и налоги в таблицу не включены: без условий конкретного заказа их нельзя оценить корректно.
В рамках примера вместо запланированных 420 000 ₽ расходы на подарки и физическую организацию поздравления составят 600 400 ₽. Разница составляет 180 400 ₽, или около 43% первоначального бюджета. Это ещё не полный TCO: трудозатраты, комиссии и другие возможные статьи расходов остаются за пределами расчёта.
При этом каждая услуга по отдельности может показаться недорогой. Но 500 ₽ за упаковку превращаются в 80 000 ₽ при заказе 160 наборов, а доставка 60 подарков обходится в 87 000 ₽. К полученной сумме нужно добавить трудозатраты сотрудников, организующих вручение. Для собственного расчёта TCO компании стоит учесть часы HR, IT и других участников процесса, условия подрядчиков и возможные дополнительные отправления.
29 декабря: подарки куплены, а часть сотрудников без них
Представим 29 декабря в той же условной компании. До Нового года осталось 2 дня. Подарки оплачены, руководство ждёт завершения поздравительной кампании. Но часть отправлений ещё в пути. Нескольким сотрудникам курьеры не смогли вручить посылки. В офисе стоят коробки для тех, кто уже ушёл в отпуск. А поставщик обещает уточнить сроки доставки.
И все эти проблемы постепенно оказываются на столе у менеджера по персоналу.
Сотрудники спрашивают, когда получат подарки. Руководители подразделений интересуются, почему поздравления пришли не всем. Бухгалтерии нужны документы. А для срочной доставки может потребоваться дополнительный бюджет.
Если компании придётся за свой счёт повторно отправить 6 подарков по 1450 ₽ за доставку, расходы вырастут ещё на 8 700 ₽. В приведённые выше 600 400 ₽ эта возможная сумма не включена. Но теперь проблема уже не столько в деньгах, сколько во времени. До праздника остаётся слишком мало дней, чтобы спокойно исправлять ошибки.
При этом у HR продолжается основная работа: подбор, адаптация, кадровые процессы и текущие задачи руководства. Организация поздравления добавляется к ним, а не заменяет их. Самое неприятное в этой ситуации то, что HR не обязательно допустил ошибку. Но именно ему придётся объяснять, почему сотрудники остались без подарков.
Получателю не так важно, на каком этапе произошёл сбой. Он видит, что коллег поздравили, а его нет. Руководство тоже оценивает результат: компания выделила деньги, но поздравить всех вовремя не получилось. Даже если поставщик отвечает за упаковку и доставку, разбираться с возникающими проблемами и отвечать на вопросы сотрудников нередко приходится самому HR.
С электронными сертификатами процесс может быть проще: не потребуется собирать и развозить коробки. Но список получателей и их контакты всё равно нужно проверить. Обычно эти данные есть у HR; при необходимости их уточняют через IT или ответственного за кадровые данные. Остаётся выбрать номиналы, согласовать поздравление и передать список для отправки.
Не нужно хранить коробки в офисе, координировать курьеров и организовывать повторные физические доставки. Однако ошибки в адресах электронной почты или номерах телефонов тоже потребуют исправлений. Электронный формат сокращает именно физическую логистику, а не вообще все организационные задачи.
Как меняется стоимость поздравления при другом формате подарков
Вернёмся к первоначальному бюджету в 420 000 ₽. Вместо физических наборов компания может отправить всем получателям электронные сертификаты. Сотрудники получат их напрямую, а предназначенные детям сертификаты можно передать через родителей.
Есть и смешанный вариант: сотрудникам отправить сертификаты, а детям подготовить физические подарки.
Сравним три сценария по тем же условным ценам. В смешанном формате 20 детских наборов привозят в офис за 2500 ₽, ещё 20 отправляют по адресам. В таблицу включены расходы на подарки и перечисленные операции с физическими наборами. Отправку электронных сертификатов для примера считаем без отдельной платы; если поставщик взимает комиссию, её необходимо добавить. Время сотрудников и другие затраты в расчёт не входят.
В заданных условиях электронные сертификаты позволяют исключить 180 400 ₽ расходов на упаковку, открытки и физическую доставку; смешанный формат сокращает эти статьи на 127 300 ₽. Это разница в перечисленных расходах, а не гарантированная экономия по полному TCO: итог зависит от тарифов поставщика и трудозатрат компании.
Чтобы рассчитать TCO для своей компании, стоит добавить к каждому сценарию стоимость работы команды, комиссии и другие применимые расходы. Только после этого можно сравнивать полную стоимость организации поздравления.
Если все сотрудники работают в 1 офисе, расходы на вручение физических подарков могут оказаться ниже. Но для распределённой команды количество отдельных отправлений существенно влияет на итоговую стоимость поздравления.
При выборе формата стоит учитывать и предпочтения получателей. Физические наборы подходят для личного вручения на корпоративных мероприятиях, а электронные сертификаты позволяют сотрудникам самостоятельно выбирать подарки.
Как организовать корпоративное поздравление через Giftery
Универсальная Giftery Card позволяет поздравить сотрудников без организации физической доставки подарков. Компания выбирает номиналы, праздничное оформление, добавляет логотип и текст поздравления. Сертификаты отправляются по электронной почте или через СМС-уведомление, а получатели самостоятельно обменивают их на подарочные карты одного или нескольких брендов из доступного каталога.
Для подготовки корпоративного заказа достаточно определить количество получателей, номиналы и желаемую дату поздравления. Это особенно удобно для компаний, в которых сотрудники работают в разных городах или удалённо.
Пока до праздников ещё есть время, рассчитайте TCO нескольких вариантов поздравления: учтите подарки, доставку, работу команды и комиссии. Это поможет понять, какие расходы можно сократить без ущерба для получателей.
Узнайте больше о Giftery Card и запросите расчёт корпоративного заказа с учётом количества получателей, бюджета и сроков. Сравните его со стоимостью привычного сценария.
Пусть в последние дни декабря HR занимается поздравлением команды, а не поиском подарков, которые так и не добрались до получателей.
