Как сократить ручную работу с подарками и наградами
Перед очередным поздравлением организатор открывает прошлый список: сумма на подарок уже согласована, текст письма готов, порядок отправки знаком. Кажется, осталось обновить несколько строк. Но часть контактов приходится собирать заново, утвержденный список — искать в переписке, а после отправки вручную сводить результаты.
Форму списка, правила расчета и текст письма можно использовать повторно, а данные о получателях и суммах придётся проверять для каждой выдачи. Это различие помогает понять, где хватит общего файла, какую работу передать поставщику и для чего понадобится система.
Что меняется от выдачи к выдаче
Допустим, специалист по персоналу каждый месяц поздравляет сотрудников с днём рождения. В компании уже определили сумму на подарок и порядок согласования, поэтому заново обсуждать их не требуется. Специалист составляет список именинников на ближайший месяц, проверяет, кто по-прежнему работает в компании, и уточняет адреса для отправки.
В другом условном примере производитель бытовой техники награждает продавцов розничной сети — своего партнёра. Производитель определяет бюджет и правила: награду получают за выполнение месячного плана продаж его техники, причем учитываются только оплаченные заказы. Сеть передаёт результаты по каждому продавцу, а производитель проверяет выполнение условий, утверждает суммы и готовит список получателей с контактами.
В обоих примерах готовые правила используют повторно, а данные для новой выдачи обновляют и проверяют. По тому же принципу можно разобрать остальные этапы — от согласования до помощи получателям.
Ниже в таблице в колонке «Что меняется» сначала указаны заготовки, затем — возможные действия системы. Их наличие нужно подтвердить у выбранного поставщика до запуска.
При выдаче сертификатов важно различать успешную обработку заявки, доставку письма и использование сертификата получателем. От этого зависит, что именно можно узнать при проверке результатов.
Как выбрать подходящий способ?
Выбрать подходящий способ лучше исходя их объема и целей:
Небольшую выдачу можно продолжать вести вручную, если организатор успевает проверить список, согласовать суммы, отправить подарки и сверить результат. Переходить на новую систему в этом случае необязательно: на внедрение не придётся тратиться, хотя время на каждую выдачу по-прежнему потребуется.
Когда подготовку затягивают разные версии списка и поиск согласований, полезнее сначала наладить работу с общим файлом. Нужно договориться о полях, назначить согласующего и определить порядок исправлений. Это потребует времени на подготовку, зато организатору не придётся каждый раз выяснять, где рабочий список и кто его утверждает. Обновлять данные и отправлять награды он продолжит сам.
Помощь менеджера поставщика имеет смысл, когда организатору не хватает времени на саму выдачу. До начала работы нужно согласовать состав услуги, формат файла, порядок исправлений и стоимость, а для каждой отправки передавать утвержденные суммы, контакты и дату. Проверка оснований для награды остается у организатора; объём помощи менеджера зависит от договоренностей.
Как может помочь Giftery?
Также, например, самостоятельно отправлять электронные подарочные сертификаты по списку можно через корпоративный личный кабинет Giftery. Организатор загружает адреса электронной почты, выбирает карты и задаёт время отправки. Перед первым запуском нужно подготовить данные и настроить рассылку, уточнить условия использования; перед следующими — обновлять список и проверять параметры отправки.
Для программы с баллами предусмотрена Витрина Giftery, где участники обменивают начисленные баллы на карты известных брендов из каталога. Организатор подводит итоги, пополняет баланс и передаёт Giftery список начислений. Менеджеры Giftery создают и поддерживают Витрину, консультируют получателей по использованию сертификатов; вопросы о правилах программы и суммах наград решает организатор. Перед запуском нужно определить правила начисления и согласовать с Giftery условия создания Витрины.
Когда утвержденные данные уже есть в учетной системе и сотрудник регулярно переносит их для выдачи, стоит оценить интеграцию. API Giftery — интерфейс для обмена данными между системами — позволяет настроить передачу заявок на выпуск сертификатов и получение результатов обработки. Компания продолжает определять получателей и суммы. Для запуска технической команде понадобятся разработка, проверка обмена и настройка обработки ошибок, а после запуска — поддержка. Возможность подключения вашей системы и стоимость этих работ нужно оценить заранее.
Что проверить на ближайшей выдаче
На ближайшей выдаче попробуйте упростить одно действие, которое в прошлый раз потребовало больше всего повторной работы. Сравните, сколько времени заняли подготовка и выполнение до и после изменений, какие проверки остались ручными и что пришлось исправлять. С учётом затрат на переход и обслуживание это поможет решить, оправдан ли выбранный способ.
Если вы выбрали электронные подарочные сертификаты для своих задач , беспатно обсудите ближайшую выдачу с менеджером Giftery. Вместе разберем, какую ручную работу можно упростить или передать нам в Giftery, и подберем способ выдачи под ваши задачи. Сразу обсудим стоимость запуска и дальнейшей работы, чтобы вы могли оценить затраты до принятия решения. Заявку можно оставить ниже в форме.
