Категории

Автоматизация процессов: почему сотрудники сопротивляются автоматизации и как это преодолеть

Автоматизация - важный процесс, сопутствующий росту компании. Если на начальных порах большинство операций сотрудники могут выполнять вручную, то в какой-то момент Excel-таблицы разрастаются до неприличных размеров, а бухгалтеры тратят целые дни на их сведение, не говоря уже о других операциях. И, несмотря на это, сотрудники имеют тенденцию воспринимать введение автоматизации в штыки, всячески сопротивляясь нововведениям, а то и вовсе саботируя новую систему.

В этой статье мы рассмотрим, почему сотрудники так не любят внезапную автоматизацию привычных процессов и что руководителю с этим делать.

Три причины отказа от автоматизации

Автоматизация - это внедрение системы, которая заменяет рутинные процессы в компании автоматизированными расчётами. Как правило, это CRM-системы, которые открывают перед сотрудниками широкий набор возможностей, от общения с клиентами до увеличения мотивации. Однако нередко эта инициатива становится декорацией, которая усложняет работу и при этом приносит убытки. Дело в том, что автоматизация должна быть не модной тенденцией “как у конкурентов”, а действительно работающим инструментов, который:

  • решает поставленные задачи;
  • позволяет избежать будущих проблем;
  • выполняет конкретную функцию и задействован в основных процессах компании.

Автоматизируя процессы, вам удастся привнести в компанию качественные или количественные изменения, но только в том случае, если в ней есть смысл. Например, если компания относительно небольшая и оборот товаров у неё соответствующий, то выстраивать сложные автоматизированные системы будет излишеством - они принесут куда меньше пользы, чем силы, время и средства, которые вы на них потратите. И наоборот, для крупных компаний автоматизация становится необходимой мерой для дальнейшего роста, который позволит не раздувать штат и при этом существенно увеличить прибыль, упрощая работу менеджера по продажам или составляя отчёты всего за пару нажатий.

Впрочем, даже если вы решили все основные проблемы автоматизации, выделили под неё ресурсы, нашли ей применение и уже готовы её внедрить, на пути встаёт ещё один фактор - сотрудники. Для них подобные изменения кажутся чем-то чуждым и вызывают различные реакции отторжения - от полного безразличия и критики до прямого саботажа в попытках доказать, что нововведения не работают. Причин для этого существует немало, однако их можно сгруппировать в три главных мотива, которые мы и рассмотрим подробно.

Мотив первый - автоматизация не имеет ценности для сотрудников

Задача собственника бизнеса - увеличить прибыль, уменьшая при этом издержки компании. Автоматизация напрямую помогает в этом, однако далеко не все сотрудники разделяют видение и мотивы руководителя. Многие приходят на работу, чтобы развиваться, получать новый опыт и впоследствии открыть свою компанию, кто-то работает ради ценных навыков и знаний, но большинство работников выполняют свои обязанности ради получения зарплаты. И если первые две группы вполне позитивно воспринимают изменения в компании, рассматривая их как часть нового и ценного опыта, то третья и самая многочисленная группа попросту не видит в изменениях никакого смысла. Изменение рутины для них - стресс, и они вполне закономерно ему сопротивляются.

Чтобы автоматизация не вызывала отторжения, необходимо хорошо понимать цели работников, их мотивацию и стремления, собирать обратную связь и держать руку на пульсе рабочего коллектива. Это позволит подсветить плюсы нововведений, показав их преимущества и ценности для каждой группы сотрудников в зависимости от их пожеланий. Синхронизация интересов собственника и сотрудников ведут к успешной и безболезненной автоматизации.

В качестве примера можно привести внедрение CRM-системы для упрощения сведения отчётов. Штатный сотрудник делает это в таблицах Excel, имеет готовые шаблоны и формулы для каждой ячейки и в целом крайне привык к своим обязанностям, не желая их менять. При этом рентабельность и успех компании его не волнует - он хочет получать зарплату и комфортно работать на своём месте.

Что с этим делать? Обратить внимание на жалобы сотрудника, например, на тот факт, что ему приходится регулярно сверять документы из-за ошибок, которые накапливаются из-за других отделов. Чтобы нововведения воспринимались позитивно, достаточно показать, что автоматизированное сведение данных позволит избежать ошибок и сэкономить часы, а то и дни работы. Иными словами, поговорить с сотрудником на его языке, чтобы убедить его в преимуществах.

Мотив второй - боязнь крупных изменений

Информационная автоматизированная система - причина оптимизации бизнес-процессов, а вместе с этим и крупных изменений в компании. Для руководителя это определённый стресс, ведь ему приходится выявлять и быстро исправлять возникающие проблемы прежде, чем всё заработает как надо, а вот у сотрудников, которые видят только часть всех изменений, накапливаются свои собственные страхи:

  • Изменение рутины. Несмотря на проблемы выгорания и мотивации, многим сотрудникам нравится стабильная и понятная работа, которую они выполняют день за днём. Изменение привычной рутины пугает не хуже устройства на новую работу, вынуждая проходить болезненный процесс адаптации к новым реалиям.

  • Страх увольнения. Логика хоть и ошибочная, но достаточно простая - если что-то где-то было автоматизировано, значит отвечающий за это человек остаётся не у дел и будет уволен. Сотрудники боятся сокращений и не хотят терять рабочие места, даже если на деле этого не происходит.

  • Повышение нагрузки. Автоматизация может выявить, сколько времени каждый сотрудник действительно проводит за работой, ведь процессы будут куда более прозрачными. Поэтому многие боятся, что им придётся работать в режиме нон-стоп, меняя привычный темп на бешеный рабочий галоп до изнеможения.

Как можно заметить, все три страха питаются от одного источника - неизвестности, которую несут грядущие изменения. Её можно и нужно устранить понятным информированием, закрыв боли сотрудников и обратив внимание на идеи сотрудников. Это поможет развеять сомнения коллектива, и автоматизацию примут намного благосклоннее.

Мотив третий - нежелание меняться

Можно бесконечно говорить про мотивированных сотрудников, которые заинтересованы в получении новых навыков. Однако реальность такова, что большинство сотрудников достаточно пассивны и не стремятся меняться, в том числе и учиться чему-то новому. Именно это вынуждает делать новая система, и поэтому они всеми силами сопротивляются, отстаивая своё право работать как раньше.

Справиться с этим можно внедрением программ мотивации, которые будут затрагивать автоматизацию. Например, привязать к эффективности сотрудника какие-либо внутрикорпоративные бонусы или даже премии. Важно при этом не менять устоявшиеся правила, а добавлять новые, которые поощряют принятие и использование системы, а не наказывают за её отторжение.

В этом также сильно помогут специальные обучающие курсы и тестовые задания, которые позволяют освоиться в системе до её внедрения. Это повысит уверенность сотрудников, а последующие программы мотивации, бонусы и поощрения закрепят успех и помогут принять нововведения без проблем.

Как аккуратно внедрить автоматизацию в коллектив

Любые проблемы с внедрением автоматизации дополнительно подогревают раздражение тех, кто изначально был против её использования. Нарушенные сроки, неработающие системы, ошибки и прочее станут причиной для стресса и значительно усложнят адаптацию. Поэтому необходимо обеспечить плавное и технически безупречное внедрение системы в компанию:

  • Определите проблемы, которые должна решить автоматизация, и подберите соответствующую систему, которая работает в нужном направлении. Цели могут быть самые разные, от упрощения расчётов и формирования отчётов до увеличения прибыли компании на определённый процент.

  • Выберите отделы, в которые будет внедрена система. Если вы планируете автоматизировать всю компанию, то переезжать на новую систему всё равно лучше поэтапно, отдел за отделом, чтобы быстро решать возникающие вопросы.

  • Проработайте с руководителями отделов вопрос адаптации их подчинённых. Это именно то, о чём мы говорили выше - необходимо определить причины, по которым сотрудники могут сопротивляться системе, и решить их заранее через мотивационные программы, семинары или обучение.

  • Создайте небольшую фокус-группу в каждом отделе. В неё должны входить наиболее лояльные к новой системе сотрудники, которые станут ярким примером преимуществ автоматизации, а также помогут остальным коллегам к ней адаптироваться.

  • Разработайте систему мотивации и поощрений за использование нововведений. Хорошо, если в компании уже имеются такие программы, в них просто можно внести новые пункты.

  • Обозначьте чёткие сроки автоматизации и разбейте процесс на этапы. Краткосрочные и промежуточные результаты покажут сотрудникам, что всё идёт по плану, а также позволит вносить коррективы при необходимости.

  • Разработайте инструкции для сотрудников. Они должны быть простыми и понятными, но в то же время исчерпывающими, чтобы ни у кого не возникло вопросов при работе в новых условиях.

Разумеется, не забывайте постоянно анализировать и собирать данные о том, как автоматизация принимается сотрудниками. Важной частью этого процесса является обратная связь, на основе которой можно и нужно вносить коррективы в указанные выше пункты. Всё это в комбинации позволит автоматизировать компанию без сопротивления сотрудников.