Внутренняя лень: как работать, а не бороться с прокрастинацией у сотрудников

Многие руководители называют прокрастинацию ленью и даже не представляют, что это явления, которые проистекают из различных источников. Это приводит к ряду проблем, когда с ленью сотрудников начинают бороться в стремлении избавить их от прокрастинации, а эффект получается обратным. В этой статье мы рассмотрим, чем эти два явления похожи и чем отличаются и почему с одним нужно бороться, а со вторым - работать для повышения мотивации сотрудников.

Разница между ленью и прокрастинацией

Прежде всего разберёмся с терминами, которые мы будем упоминать в этой статье:

Ленью называется нежелание человека заниматься любой напрягающей его работой, будь то рабочая задача, учёба или выход за хлебом в магазин.
Прокрастинация - постоянное возникающее желание откладывать конкретную задачу, занимаясь вместо этого другими, отвлечёнными делами, как рабочими, так и не очень.

Как можно заметить, разница между этими двумя явлениями очевидна. В то время как лень всеобъемлюща и заставляет человека отвлекаться от работы в целом, прокрастинация не даёт ему начать что-то конкретное, в то время как с другими задачами проблем не возникает. И, в отличие от прокрастинации, лень является важной частью человеческой психики, без которой очень легко утратить всякую мотивацию работать и выгореть.

Согласно предложенной Алексеем Ухтомским теории доминанты, мозг может занимать только одна доминирующая потребность. Однако потребностей этих гораздо больше, чем одна, и они постоянно соревнуются за своё место под солнцем. Это приводит к быстрой утрате концентрации и тому, что человек в принципе не способен слишком долго концентрироваться на одном деле, постепенно накапливая лень. В итоге даже самый продуктивный сотрудник начнёт замечать, что через пару часов продуктивной работы у него возникнет стойкое желание отвлечься от графиков и полистать соцсети - это значит, что одна доминанта начинает вытеснять другую.

Бороться с этим не имеет смысла - победить лень можно только временно, и заплатить за это придётся дорогую цену. Но и работодателей можно понять, ведь пять минут листания ленты, которые нужны работнику для разгрузки головы, оплачиваются так же, как и пять минут активной работы. Именно тут все начинают впадать в крайности и вводить крайне непродуктивные практики:

Сотрудник, привыкающий отвлекаться, теряет границы, и это теперь занимает большую часть его рабочего времени.
Руководитель, заметив, что сотрудник отвлекается раз в час-два, вводит штрафы и повышает контроль над рабочими процессами.

Золотая середина же заключается в том, что отвлекающийся периодически сотрудник не должен занимать внимание руководителя - это совершенно нормальная и необходимая для продуктивной работы практика. Попытка удержать работника сконцентрированным все восемь часов рабочего дня - это выжимание из него сверх продуктивности, которая быстро заканчивается выгоранием, потерей мотивации, лояльности или увольнением. Бить тревогу и брать контроль в свои руки стоит, когда сотрудник больше отвлекается, чем работает.

Глубинные причины прокрастинации

Может показаться, что прокрастинация - это часть лени как явления, такое же желание не работать и заниматься отвлечёнными делами. Но разница заключается в том, что когда работнику лень, он будет делать что угодно, что его не напрягает: сидеть в телефоне, общаться с коллегами у кулера, смотреть видео. Прокрастинирующий сотрудник же может выполнить другую задачу, убраться на столе, распечатать отчёты… Одним словом в рабочих вопросах он ограничен только той задачей, которую он бесконечно откладывает и не хочет выполнять.

Выявить прокрастинирующего сотрудника можно через KPI или наблюдение за ним, но вот методы борьбы с этим состоянием нужно тщательно рассчитывать. Конечно, микроконтроль или штрафы стоит сразу отложить в сторону - они сработают прямо противоположно, поскольку причины прокрастинации гораздо глубже, чем кажутся на первый взгляд. Ведь если лень проистекает из физиологии мозга, то прокрастинация является частью психики.

Среди наиболее частых причин прокрастинации стоит выделить:

Страх неудачи. Боязнь ошибиться и получить штраф или наказание заставляют человека откладывать задачу до последнего, а потом делать её под большим давлением стресса. Справиться с ним можно в подходящей рабочей среде, где ошибки являются частью развития, а не поводом для наказания. Также задачу можно разделить на ряд более простых проектов или назначить наставника, который поможет сотруднику адаптироваться и преодолеть страх.
Слишком большая задача. Давящий объём проекта приводит к том, что работник попросту не знает, с какого конца к его выполнению подойти. Проблема эта чисто организационная, и умение разбить задачу на ряд подзадач, более простых и направленных, сможет её решить. Важно иметь обратную связь и чёткие критерии для выполнения, тогда всё будет в порядке.
Отсутствие чётких целей. Обратная связь с руководством невероятно важна - без неё работа может иметь размытые цели или не иметь их вовсе. Например, задача “сделать лендинг” слишком общая, она никак не помогает сотрудникам понять, что и в какой срок от них нужно. Стоит заменить её на “проработать проект вёрстки и тексты до 12:00 в пятницу”, так прокрастинация уступит место чёткой направленности на выполнение проекта.
Выгорание и переутомление. Если сотрудник находится в процессе выгорания, он будет всеми силами избегать работы. В этом случае проект стоит передать более свежему коллеге, а в будущем отслеживать симптомы выгорания в коллективе и бороться с ними введением новых корпоративных правил.
Ощущение бесцельности. Любой работник хочет делать вклад в компанию, чтобы его работа была значимой. Если же он этого ощущения не получает, то возникает мысль о том, что всё бессмысленно. Чтобы не доводить сотрудника до такого состояния, важно отметить его вклад и демонстрировать его ценность через поощрения и нематериальные системы мотивации.

Как можно заметить, прокрастинация всегда имеет определённые причины, и их понимание - ключ к работе с этим состоянием. Поэтому это часто ложится на плечи HR-менеджера, который отслеживает состояние коллектива.

Три шага для преодоления прокрастинации

Причины для прокрастинации возникают не на пустом месте. Мы опустим моменты, которые продиктованы личными особенностями сотрудника, например, его перфекционизмом, и сосредоточимся на том, как создать рабочую среду, которая минимизирует явление прокрастинации в целом. Для этого достаточно сделать три шага.

Шаг первый - избавляемся от рутины

Легко заметить, что интересная работа увлекает куда больше, чем рутинная. Она утомляет куда меньше, и сотрудники хотят её делать, отбрасывая и прокрастинацию, и даже лень. Сделать работу интересной можно несколькими методами:

сократить рутину до минимума, автоматизируя те или иные процессы;
ввести геймификацию с добавлением наград и разделением проектов по стадиям;
правильно распределять задачи между сотрудниками, учитывая их личные качества и пожелания.

Вовлечённый сотрудник не будет прокрастинировать, поэтому внимательно проработайте свою программу мотивации.

Шаг второй - вводим правило пяти минут

Корпоративная культура должна стать частью комплексной работы с прокрастинацией, поэтому её стоит расширить. Правило пяти минут подразумевает, что любая задача, которая занимает пять или меньше минут, должна выполняться сразу и без отлагательств, по факту поступления. Это позволит избежать завала кучей мелких дел, когда они превращаются в такой снежный ком, что сотруднику проще игнорировать его, чем начать раскапывать.

Шаг третий - внедряем технику помидора

Этот метод с забавным названием впервые предложил известный предприниматель Франческо Чирилло. Методика, названная в честь кухонного таймера-помидора из 1980-х, подразумевает чередование периодов глубокой концентрации и отдыха. В классической технике один “помидор” составляет 30 минут, в которых 25 - это период работы, а 5 - отдых.

Метод действительно эффективен и позволяет мозгу перезагрузиться между длительной концентрацией, с новыми силами погружаясь в работу. Это работает также и на психологическом уровне. Человек знает, что у него достаточно времени, чтобы и поработать, и отдохнуть, поэтому он эффективно выполнит задачу и не будет растягивать её выполнение на весь день.

Ещё одним преимуществом метода помидора является его вариабельность. Не обязательно придерживаться классического метода - в зависимости от типа работы или задачи периоды работы и отдыха можно сокращать или увеличивать. Главное, чтобы их соотношение оставалось прежним.

Ошибки в борьбе с прокрастинацией

Выговоры, штрафы, санкции и тотальный контроль никак не помогают в работе с прокрастинацией. Это методы борьбы, а не преодоления, и рабочее место в процессе утрачивает свой комфорт, повышает негатив сотрудников. От злостных прокрастинаторов стоит избавляться, но вот рядовые сотрудники при этом страдать не должны, поэтому внимательно отслеживайте динамику коллектива и создавайте комфортные условия труда.