Почему 80% мотивационных программ в крупных компаниях буксуют на этапе IT-внедрения

Мотивационные программы - весьма полезный инструмент, однако их эффективность зачастую далеко не так высока, как могла бы быть. Причина находится в структуре крупных компаний - множество отделов без коммуникации друг с другом, а также спешка при реализации проектов приводят к тому, что примерно 8 из 10 запущенных мотивационных программ буксуют на этапе IT-внедрения. Результат оказывается разным, от попытки всё исправить до отмены и полной переработки программы.

К счастью, проблемы, которые возникают при практическом внедрении программ в IT-системы, находятся на поверхности. Их можно избежать благодаря чужим ошибкам, и именно так поступили специалисты Giftery в разработке API Витрин. В этой статье мы разберём, какие именно наиболее частые проблемы мы смогли обойти и почему наше API - лучший выбор для вашей компании.

⠀

Кейс первый - разработка отдельного сайта вместо интеграции в корпоративный портал

Итак, представим ситуацию - у компании есть блестящая идея для мотивации сотрудников, идеально проработанная с помощью многочасовых интервью и опросов. Специалисты разрабатывают под неё отдельный сайт, работники регистрируются на новом портале, и система приходит в движение. Все, казалось бы, довольны, вот только спустя пару месяцев графики показывают существенный спад эффективности.

Проблема в данном случае закралась на этапе разработки нового отдельного сайта под систему мотивации. Портал Enboarder, занимающийся адаптацией сотрудников, запустил опрос, в ходе которого выяснил, что 42% работников отказываются от взаимодействия с системами мотивации, поскольку это сложно, непонятно и требует дополнительных аккаунтов на разных сайтах. В результате выходит, что даже позитивная и проработанная инициатива ломается о неудачное IT-внедрение.

API Giftery решает это за счёт интеграции в уже существующий корпоративный портал, становясь его частью. Таким образом удаётся избежать сразу всех подводных камней:

• Пользователи получают доступ к подаркам без дополнительных усилий со своей стороны.
• Вся информация о накопленных баллах и подарочных сертификатах находится на виду в личном кабинете.
• Все данные синхронизируются, что снижает нагрузку на IT-отдел и автоматизирует большинство рутинных процессов.

Кейс второй - отсутствие чёткого IT-процесса

Любая комплексная система должна внедряться последовательно, постепенно и с учётом чёткого плана. К сожалению, даже крупные компании часто упускают это из виду, нарушая взаимодействие между несколькими отделами. В результате получается ситуация, при которой мотивационная программа разработана HR-менеджерами, прошла одобрение у вышестоящего начальства, получила финансирование и уже готова к запуску. Остаётся пустяк - разработать для этого автоматизированную систему, о чём IT-отдел узнаёт буквально в последнюю секунду. Инициатива сталкивается со множеством проблем, а хаотичный подход к разработке попросту убивает инициативу.

В качестве примера можно привести громкий провал Национальной программы развития IT (NPfIT), которую разрабатывала Национальная служба здравоохранения Великобритании в 2002 году. В кейсе были задействованы крупнейшие IT-игроки своего времени, а сумма контрактов на реализацию программы составила 6 миллиардов фунтов стерлингов. В результате проект удалось завершить, но на него было потрачено 12,7 миллиарда фунтов стерлингов, он разрабатывался 9 лет вместо ожидаемых 3-5 и закономерно столкнулся со множеством проблем, которые преследуют его и по сей день.

Главной проблемой NPfIT стало отсутствие планирования. Руководители слишком торопились, ожидая запустить проект и быстро получить выгоду, к тому же их подгоняло внимание общественности. В результате сроки были неоднократно нарушены, многие партнёры покинули кейс, а процессы разрабатывались без тестирования и участия в них пользователей.

Специалисты Giftery, в свою очередь, учитывают все эти моменты и разрабатывают пошаговый план внедрения API, который согласовывается с клиентом. Кроме того, отлаженная система позволяет:

• Развернуть витрину на базе CRM в течение 1-3 дней.
• Провести тестирование в отдельной среде для проверки всех ключевых функций.
• Создать понятное обучение и инструкцию для пользователей по работе с витриной.
• Централизовать управление и логику системы таким образом, чтобы IT-специалисты и HR-менеджеры получали одинаковую статистику.

⠀

Кейс третий - неправильный расчёт нагрузки и потеря эффективности

У любой системы есть своя пропускная способность, которая варьируется от низкой до достаточно высокой. В первом случае она позволяет сэкономить на инфраструктуре и серверах, во втором же выдерживает существенные нагрузки ценой дополнительных затрат. И найти золотую середину между этими двумя крайностями довольно сложно.

Для мотивационных программ внутри компании IT-специалисты же могут сэкономить. Ведь вероятность, что все сотрудники крупной компании начнут заказывать подарки в один и тот же момент, минимальна, а с отдельными нагрузками справится и система с низкой пропускной способностью. В этом и кроется фатальная ошибка - IT-отдел не учитывает популярность системы или, что ещё хуже, упускает из виду пиковые нагрузки.

Компания McKinsey, занимающаяся консалтингом и менеджментом, провела собственное исследование, которое показало неутешительные цифры. Согласно им, от 25% до 40% крупных IT-программ раздувают бюджет именно из-за недостаточной подготовленности к нагрузкам. Средства тратятся на стремительное наращивание мощностей для повышения обработки, исправление ошибок и их компенсацию. В итоге все оказываются разочарованы - компания превышает поставленные бюджеты, а пользователи теряют к внедрённой системе доверие.

Отличной демонстрацией подобного кейса послужит компания Hershey’s, которая столкнулась с кризисом в 1999 году из-за неправильного планирования своих ресурсов. Не рассчитав мощности на обработку заказов в пиковые сезоны (а именно Хэллоуин и Рождество), компания столкнулась с потерей данных, задержкой поставок и прочими неприятностями, которые привели к падению акций на 8% и снижению прибыли на целых 19%.

⠀

При разработке собственного API специалисты Giftery уделили достаточно времени для тестирования возможной нагрузки, что позволило обеспечить:

• Комплексную архитектуру, рассчитанную на десятки тысяч пользователей и большие нагрузки.
• Автоматизацию заказов и отправки электронных подарочных сертификатов без задержек.
• Получение информации о работе и статистику в реальном времени.

Кейс четвёртый - система не подходит для бизнеса и пользователей

Современные IT-решения можно разделить на две разновидности - консервативные и гибкие. Первые представляют собой жёсткую, специализированную структуру, предназначенную для выполнения определённых задач, с минимальным простором для модификаций и адаптации. Вторые же по своей сути конструктор из разнообразных решений, позволяющих настроить систему под решение большинства проблем. Консервативные системы в целом эффективнее решают поставленные задачи, но у них есть большой недостаток - часто их выбирают делать совсем не то, для чего они предназначены.

IT-система должна соответствовать всем специфическим особенностям бизнеса, включая его цели, корпоративную культуру и процессы. Если компания заявляет одно, а мотивационная программа совсем другое, то у сотрудников возникает здравый скептицизм и сомнения в том, кому именно верить. Исследование Gallup показывает, что такие программы крайне редко достигают своих целей, их обычно или глобально перерабатывают, или полностью заменяют.

В качестве примера обратимся к уже упомянутому выше кейсу NHS NPfIT. Система, которую планировали внедрить в рамках этой инициативы, должна была унифицировать медицинские услуги в электронном виде, ввести электронные карты для пациентов и так далее. Однако из-за спешки и концентрации на снижении затрат, система оказалась попросту непригодной для большинства больниц, а пациенты сталкивались с проблемами на каждом этапе. В этом случае специалисты не учли специфику работы медучреждений, что и привело к значительному удорожанию проекта.

Для мотивационных программ эта проблема особенно актуальна, поскольку она опирается на особенности корпоративной культуры и взаимодействие сотрудников с компанией в целом. Работники должны чувствовать, что система сделана не для галочки, а учитывает их менталитет и направление компании. API Витрин Giftery полностью это поддерживает и предлагает следующие решения:

• Полная адаптация витрины под компанию с собственным дизайном и фирменными логотипами.
• Возможность создавать уникальные подборки подарочных сертификатов.
• Полное управление всей системой правил и наград на стороне клиента.

⠀

Почему стоит выбрать API Витрин Giftery

Говоря о системах мотивации, нельзя не упомянуть, что большинство компаний обращаются к специалистам с уже готовыми продуктами для адаптации их под свои нужды. Именно это и обеспечивает Giftery, предлагая API Витрин - набор программных методов, которые интегрируют мотивационные витрины компании в платформы, корпоративные порталы и даже мобильные приложения. Мы учли все ошибки, с которыми сталкиваются компании на этапе IT-интеграции, и предоставляем следующие преимущества:

• Полный контроль клиента. Именно вы управляете правилами внутри API - назначаете условия начисления баллов и их количество, оформляете заказы и подарочные сертификаты, в то время как мы обеспечиваем автоматизацию большинства процессов.

• Высокая эффективность. Электронные подарочные сертификаты - один из лучших вариантов для поощрения в рамках мотивационных программ. Они избавляют компанию от логистики и предлагают сотрудникам обширный выбор подарков, что покрывает все их потребности.

• Большой выбор. Giftery сотрудничает более чем с 500 брендами, что позволяет создавать подборки любого типа, включая отдельные сертификаты на праздники.

• Надёжность. Специалисты Giftery обеспечивают быструю и качественную интеграцию API с многоэтапным тестированием, в полном соответствии с утверждённым планом.

Таким образом, Giftery решает главную проблему - встраивание концепции мотивационной системы в экосистему компании. Для наших специалистов это займёт всего несколько дней, а планомерное масштабирование в течение следующих месяцев обеспечит полный охват компании и докажет свою эффективность.